STARCITIES EBDYS ÜRÜN AÇIKLAMASI

STARCITIES; KURUMLARIN GÜNDELİK İŞLEVLERİNİ YERİNE GETİRİRKEN ÜRETTİKLERİ HER TÜRLÜ DOKÜMAN VE BELGENİN İÇERİK, FORMAT VE İLİŞKİSEL ÖZELLİKLERİNİ KORUMAK VE BELGE YAŞAM DÖNGÜSÜNÜN SAĞLIKLI TAMAMLANMASINI SAĞLAMAK AMACIYLA OLUŞTURULMUŞ WEB TABANLI BİR YAZILIM MODÜLÜDÜR.
YAZILIM GEREKLİ OLAN TS 13298:2015 STANDARDINA SAHİPTİR VE WEB TABANLI OLMASI SEBEBİYLE EŞ ZAMANLI OLARAK 1024 KULLANICIYA HİZMET VEREBİLMEKTEDİR.
MODÜLLERİN İŞLETİMİ İLE İLGİLİ GEREKLİ DESTEK MÜŞTERİLERE VERİLMEKTE VE GEREKLİ İYİLEŞTİRME, GELİŞTİRME VE BAKIM ÇALIŞMALARI YAPILMAKTADIR. MODÜLLER PERSONEL TAKİP MODÜLÜ, HUKUK MODÜLÜ VE RUHSAT MODÜLÜ GİBİ DİĞER STARCITIES MODÜLLERİYLE ENTEGRE BİR BİÇİMDE ÇALIŞMAKTADIR.

Modüller:

  • Starcities Elektronik Belge Yönetim Programı
  • Starcities Doküman Yönetim Sistemi
  • Starcities Sistem Ayarları Programı
  • Starcities Belediye Arşiv Programı

Marka: Starcities Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi
Versiyon: V.02

Fonksiyonellik

Modüllerde veri girişi yapılan tüm alanlardan arama yapılabilir ve metadata ekranı kullanıcının belirlediği şekilde düzenlenebilir. İşlemler için önemli alanlar doldurulmadan herhangi bir kayıt yapılamaz ve bir sonraki aşamaya geçilemez. Şu ana kadar kullanıcı fonksiyonelliğini engelleyecek herhangi bir sınırlama ile karşılaşılmamıştır. Kullanıcılar sisteme Starcities’ te oluşturulmuş tek ve benzersiz kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilmekte ve ancak modüllerde verilen yetkiler doğrultusunda erişim ve kullanım hakkına sahip olabilmektedir. İhlaller ve riskler ile ilgili bilgiler için Starcities Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi Güvenlik Hedefi V.01’e bakılabilir. Kurum dışından gelen basılı materyaller dijitalleştirilerek, elektronik belgeler yükleme işlevi ve modüle entegre olan KEP ile metadata alanları doldurularak kaydedilir.
Kurum içi yazışmalarda ise modül içinde yer alan WORD uygulaması ya da yazı hazırlama editörü kullanılarak elektronik doküman hazırlanır ve e-onay, e-imza ve mobil imza kullanılarak elektronik belgenin kayıt işlemi tamamlanır.
Hazırlanan dokümanların imza süreci, imza hiyerarşisine göre, dokümanlarda yer alan kişilere imzaya sunulur. Son imzacı tarafından imza atıldığında doküman sayı ve tarih alır.
Kayıt altına alınan belgeler havale işlevi ile ilgili personele ve birime havale edilerek kaydın iletimi sağlanır.
Modülde üretilen belgeler basılı olarak iletimi sağlanabildiği gibi elektronik olarak da KEP ve e-posta ile kurum dışına sevk edilir.
Modülde üretilen veya kaydedilen her belge, kayıt işleminde seçilen Standart Dosya Planı kodlarına uygun olarak hazırlanmış klasörlerde saklanır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından düzenlenen Standart Dosya Planına uygun olarak hazırlanmış, saklama süreleri belirlenmiş ve provenansa göre tasarlanmış tasnif planı bulunmaktadır.
Klasörlerde yer alan belgeler arşiv aktarma işlevi ile Arşiv Modülüne aktarılır. Tasfiye türüne göre arşivlenir.

Güvenilirlik

Modüllerde kullanıcı arayüzlerinde yapılacak hataları asgari düzeye indirebilmek için temel metadata alanları belirlenmiş ve bu alanlara veri girişi yapılmadığı sürece kayıt yapılması engellenmiştir. Sistem içerisinde atlanan her adımda oto kontrol ile kullanıcıya uyarı mesajı ile bilgilendirme ve işlem akışı için yönlendirme yapılmaktadır. İşlemlerle ilgili yetkiler her kullanıcı için ayrı ayrı yapılmaktadır. Örnek olarak; sayısal veri alanlarına tekst karakter giriş yapılması engellenmektedir. Cep telefonu, tarih, e-posta adresi vb. alanlara kontrol maskesi uygulanmaktadır. Belge yaşam döngüsü içinde işlem sırası takip edilmekte olup bir önceki süreci etkileyecek herhangi bir işleme izin verilmemektedir. Bu kapsamda hazırlanan belgeler gönderici ve alıcı tarafından değiştirilememektedir.
Starcities EBDYS yazılımı kullanıcıların yaptıkları tüm işlemleri database üzerinde saklamaktadır. Hangi kullanıcı, hangi IP üzerinden, hangi gün, hangi saat, hangi dakika ve ne işlem yaptığı bilgileri kayıt altına alınmaktadır. Kullanıcı adı ve şifre kişiye özel olduğu için yapılan işlemlerin o kullanıcı tarafından yapıldığı kesinlik ifade etmektedir. Yapılan tüm işlemler loglanır ve böylelikle işlemler gizlilik, bütünlük ve kanıt özelliklerini taşır.
Starcities EBDYS yazılımında kurumun yedekleme politikasına göre yedekleme scriptleri ayarlanır. Kurumun yedekleme (backup) ,cluster ve replikasyon yapısı var ise; günlük, haftalık ve aylık olarak yedekleme senaryoları ayarlanır.
Starcities EBDYS yazılımı kurumlar tarafından kurulup yüklenecek bir yazılım değildir. Kurulum firmamız tarafından yapılıp teslim edilir.
Müşteri memnuniyeti ve modül kullanımında güvenilirlik amacıyla müşteri ziyaretleri, eğitim programları ve telefon, e-posta ve faks ile destek çalışmaları yapılmaktadır.

Kullanılabilirlik

Kullanıcılar ilgili arayüzlerine menüler aracılığıyla erişim sağlamaktadırlar. Genel kullanıcı ve yönetici kullanıcı olarak iki temel kullanıcı profili vardır. Starcities Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Starcities Sistem Ayarları Programı, yönetici profilindeki kullanıcıların kullandığı modüllerdir. Starcities Doküman Yönetim Sistemi ise genel kullanıcıların erişiminde olan modüldür. Otomasyon sistemi web tabanlıdır ve sadece “Explorer” tarayıcısı ile çalışmaktadır. Açılan pencereler “Explorer” penceresi olduğundan pencere kapatıldığında sistemden de çıkılmış olunmaktadır. Modüllerde “Explorer”da kullanılan fonksiyon tuşları kullanılabilmektedir. Doldurulması gereken zorunlu metadata alanları doldurulmadığı takdirde modülde hata mesajları ile kullanıcı bilgilendirilmekte ve bir sonraki aşamaya geçmesi engellenmektedir. Ayrıca modüller içinde ana ekranda genel kullanıcılar için gerekli yardım sayfası bulunmaktadır. Yardım sayfasında kullanım kılavuzu yer almaktadır.
Yazılım paket olarak hazırlanmakta ve istenilen değişiklikler modülün genelinde yapılmaktadır. Dolayısıyla kullanıcı yazılımı kişiselleştiremez. Kullanıcı eğer isterse kendi veri giriş ekranını düzenleyebilir.
Modül aktif hale getirilmeden önce “ön hazırlık” çalışması yapılmaktadır. Bu çalışma ile modülün verimli çalışabilmesi için gerekli teknik gereksinimler belirlenir. Bununla birlikte modül kullanımı ile ilgili eğitimler düzenlenir.
Modüllerde herhangi bir son kullanım zamanı yoktur. Kopyalanmaya karşı ID kontrolü vardır. Ayrıca engelli kullanıcılar için “title” uygulaması vardır. Kamu yazılımı olması sebebiyle tek dil Türkçedir.
Yazılım üzerine boyutu 50 MB ve üzeri olan dosyaların yüklenmesi program tarafında engellenmiştir. Talep halinde bu artırılabilmektedir. Yüksek dosya boyutları, elektronik imzadan kayıtlı elektronik posta (KEP) gönderimine kadar birçok konuda sorun çıkarmaktadır. (KEP gönderilerinin KEP sisteminden geçen büyüklüğü, en fazla 25MB olabilmektedir.) Dosyaların türleri TIFF, JPG, BMP, PDF, PDF/1A, WORD, EXCEL, MP4, MP2, MOV, AVI, WAV, MPG, MKV ve FLV olabilir.
Bir dosyadaki azami kayıt sayısı ve dosya türleri kodlama ile belirlenmektedir. Azami arama kriter sayısı sınırlaması bulunmamakla birlikte asgari arama kriteri 1 (bir) dir.

Verimlilik

Sistem konfigürasyonları aşağıda yer alan tablolarda belirtilmiştir.

Uygulama Sunucusu Asgari Yazılım Gereksinimleri

Platform APACHE 2.x ve üzeri, PHP 5.x ve üzeri, MySQL 5.x ve üzeri
Uygulama Sunucusu
İşletim Sistemi
LINUX 6.x ve üzeri,
WINDOWS 64 BIT SERVER 2008 ve üzeri
Veritabanı MySQL 5.x ve üzeri, programın yeni sürümlerinde diğer database uygulamaları


Uygulama Sunucusu Asgari Donanım Gereksinimleri

İşlemci 50 kullanıcıya kadar 2.x XEON E5-2620 ve üzeri, 50-100 arası kullanıcı için 2.x XEON E5-2650 ve üzeri, 100 kullanıcıdan fazlası için 2.x XEON E5-2680 ve üzeri
Bellek 50 kullanıcıya kadar 16 GB, 50-100 arası kullanıcı için 32 GB, 100 kullanıcıdan fazlası için 64 GB ve üzeri
Disk 50 kullanıcıya kadar 6 TB, 50-100 arası kullanıcı için 15 TB, 100 kullanıcıdan fazlası için 50 TB ve üzeri


İstemci Bilgisayarı Asgari Yazılım Gereksinimleri

İnternet İstemci Microsoft Windows Internet Explorer 9 ve üzeri


İstemci Bilgisayarı Asgari Donanım Gereksinimleri

İşlemci Intel i3 ve üzeri
İşlemci Saat Frekansı 2,4GHz ve üzeri
Bellek 2 GB ve Windows sistemin desteklediği kadar

Sürdürülebilirlik

Sistemi yoran ve ağırlaştıran durum veya hatalar loglanmakta ve bu loglar periyodik olarak tarafımızdan incelenmektedir.

Taşınabilirlik

Programlar web tabanlı uygulamalardır. Dolayısıyla internet bağlantısı ve gerekli yetkiler tanımlandığında istenilen yerden erişim sağlanabilmektedir. Taşınabilirlik ile ilgili gerekli yazılım ve donanım bilgileri verimlilik başlığı altında ifade edilmiştir.

Kullanım Kalitesi

Modüllerimiz için TS 13298:2015 standardının fonksiyonel gereksinimlerini sağlamaktadır.

Modül geliştirilmesinde yararlanılan kaynaklar aşağıda belirtilmiştir
  • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
  • 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu
  • Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
  • Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
  • Standart Dosya Planı ile ilgili 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi
  • Elektronik Belge Standartları ile ilgili 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi
  • e-Yazışma Teknik Rehberi Sürüm 1.3

Yukarı